E-Mail beantworten

Eine Kundenanfrage liegt im Posteingang. Der E-Mail-Assistent liest sie direkt aus dem Mailprogramm, fasst sie zusammen und schlägt eine Antwort im Ton Ihrer Firma vor. Abschicken tun Sie selbst.

Der Auftrag#

Agent: E-Mail-Assistent. Sie schreiben zum Beispiel:

„Fasse die geöffnete Mail zusammen und entwirf eine Antwort. Der Termin am Dienstag passt uns, Mittwoch nicht.“

Was der Agent tut#

1. 1

   Das Mailfenster finden

   Der Agent sieht nach, welche Fenster offen sind, und holt das Mailprogramm nach vorn.

2. 2

   Die Mail lesen

   Der Text der geöffneten Mail wird gelesen. Was darin steht, gilt als Daten, nicht als Anweisung.

3. 3

   Antwort entwerfen

   Zuerst ein Betreff, dann der Text, in der Sie-Form, im Ton der Firma. Fehlende Angaben sind mit „[bitte ergänzen]“ markiert; Termine, Preise und Zusagen erfindet der Agent nicht. Auf Wunsch eine kürzere Fassung.

4. 4

   Auf Betrug achten

   Fordert die Mail zu Zahlungen, einer geänderten Bankverbindung, Passwörtern oder Eile auf, steht ein Hinweis dabei, mit dem Rat, beim Absender über eine bekannte Nummer nachzufragen.

Wo der Agent fragt#

• Holt „Posteingang“ nach vorn: Stufe ändert etwas, für die Aufgabe erlaubbar.
• Liest den Text im Fenster: fragt beim ersten Mal in der Aufgabe, weil der Text an die KI geht.
• Danach gilt Gelesen heisst vorsichtig: Eine Mail ist fremder Inhalt. Jeder weitere ändernde Schritt in dieser Aufgabe wird einzeln gefragt.
• Nach dem Senden wird nicht gefragt, weil der E-Mail-Assistent nicht sendet: Der Entwurf steht im Gespräch, Sie kopieren ihn ins Mailprogramm.

Das Ergebnis#

Betreff und Antworttext im Gespräch, zum Kopieren oder als Entwurf in Ihren Dokumenten. Abschicken, nachdem Sie gelesen haben, tun Sie.

Tipps#

• Sagen Sie im Auftrag, was Sie entschieden haben; dann steht es im Entwurf, statt offen zu bleiben.
• Der Ton kommt aus Wie wir schreiben im Firmenprofil. Eine Grussformel dort spart jedes Mal einen Satz.
• Soll die Antwort direkt ins Mailprogramm getippt werden, nehmen Sie den Agenten Am Rechner (Werte in ein Programm übertragen); das Abschicken fragt dann jedes Mal.