Eingangsrechnung prüfen

Eine Eingangsrechnung kommt per Mail. Bevor sie in die Buchhaltung geht, soll jemand prüfen, ob die Pflichtangaben stimmen, ob die Summen aufgehen und ob die Bankverbindung noch dieselbe ist. Das ist die Aufgabe des Rechnungsprüfers.

Der Auftrag#

Agent: Rechnungsprüfer. Sie schreiben zum Beispiel:

„Prüfe die angehängte Rechnung. Der Lieferant ist uns seit Jahren bekannt.“

Was der Agent tut#

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   Die Rechnung bekommen

   Entweder hängen Sie die PDF an die Frage (Dateien anhängen), oder die Rechnung ist in einem Fenster offen: Dann holt der Agent das Fenster nach vorn und liest den Text.

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   Pflichtangaben prüfen

   Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Befreiung. Für Kleinbetragsrechnungen gelten weniger Angaben.

3. 3

   Nachrechnen

   Jede Position, Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Jede Abweichung wird mit Betrag genannt.

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   Auf Betrug achten

   Ist die Bankverbindung neu oder anders als früher, wird Eile erzeugt, passen Absender und Domain nicht zusammen? Dann kommt eine deutliche Warnung mit dem Rat, beim Lieferanten unter einer bekannten Nummer nachzufragen, nie über die Kontaktdaten aus der Rechnung.

Wo der Agent fragt#

• Liegt die Rechnung in einem offenen Fenster, fragt der Agent beim ersten Lesen in dieser Aufgabe, mit der Stufe liest nur: Der Text geht dabei an die KI. Fenster nach vorn holen fragt mit ändert etwas.
• Eine angehängte Datei wird ohne Rückfrage gelesen; Sie haben sie ja ausgewählt.
• Gebucht oder gezahlt wird nie. Das Ergebnis ist eine Empfehlung an Sie.

Das Ergebnis#

Eine Liste in drei Teilen: erfüllt, fehlt, auffällig. Zum Schluss ein Satz: freigeben, klären oder zurückweisen. Dazu der Hinweis, dass das Ergebnis keine Steuerberatung ersetzt; bei Zweifeln fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Tipps#

• Stellen Sie den Gang auf Gründlich; der Rechnungsprüfer ist von Haus aus so eingestellt.
• Das Ergebnis lässt sich mit Als Entwurf speichern zur Rechnung ablegen.
• Eingescannte Rechnungen liest der Agent als Bild, höchstens vier Seiten. Bei längeren hilft eine Fassung mit Textebene.