Protokoll aufsetzen

Nach der Besprechung liegen Stichpunkte auf dem Block. Der Protokollant macht daraus ein Protokoll, das jeder lesen kann: wer dabei war, was beschlossen wurde, wer was bis wann erledigt.

Der Auftrag#

Agent: Protokollant. Sie schreiben zum Beispiel:

„Mach aus diesen Notizen ein Protokoll: Baubesprechung Weber 24.10., dabei Weber, Kowalski, Frau Meier. Fliesen kommen Freitag. Kowalski klärt Lieferung Armaturen bis Mittwoch. Nächster Termin Montag 9 Uhr. Offen: Farbe Fugen.“

Was der Agent tut#

1. 1

   Gliedern

   Teilnehmende, Themen, Beschlüsse, Aufgaben, offene Punkte.

2. 2

   Nur, was dasteht

   Übernommen wird, was in den Notizen steht; Unklares ist mit „(unklar)“ markiert. Erfunden wird nichts.

3. 3

   Aufgaben als Tabelle

   Wer, was, bis wann, als Tabelle; die lässt sich auch als Excel-Datei speichern.

4. 4

   Als Word-Datei

   Auf Wunsch speichert der Agent das Protokoll als Word-Datei; Überschriften und die Tabelle werden echte Formatierungen.

Wo der Agent fragt#

• Nur vor dem Speichern als Datei, mit ändert etwas. Das Schreiben selbst fragt nicht.

Das Ergebnis#

Ein Protokoll mit fünf Abschnitten und einer Aufgabentabelle, im Gespräch und als Datei unter Dokumente › Helferling Business › Entwürfe.

Tipps#

• Geben Sie die Notizen so ein, wie sie sind; Rechtschreibung und Reihenfolge ordnet der Agent.
• Nennen Sie Datum und Teilnehmende im Auftrag, dann stehen sie oben im Protokoll.
• Ein eigener Agent aus dem Protokollanten als Vorlage bekommt Ihre feste Gliederung (Eigene Agenten bauen).